Kỹ năng sales phone (Telesales)

Khi bạn là người gọi:

– Hãy xưng danh tính và mục đích cuộc gọi: Khi gọi điện cho đối tác hay khách hàng việc đầu tiên bạn cần là chào họ và xưng danh tính rõ ràng (Tên, địa vị hoặc tên công ty đại diện) để người nghe có thể nắm được thông tin của bạn. Sau đó hãy cân nhắc lại thông tin cá nhân chính xác của họ để chắc chắn rằng bạn đã gọi đúng địa chỉ. Đây là công việc bạn cần phải làm trước khi bắt đầu cho cuộc trò chuyện được diễn ra trôi chảy.
– Cân nhắc giờ và thời điểm gọi: Bạn hãy cân nhắc và chọn đúng thời gian, thời điểm gọi điện thoại. Hãy tránh những thời gian ngoài giờ làm việc như là: sáng sớm, buổi tối hay giờ nghỉ trưa. Bởi vì lúc này nhiều người có thể đang bận việc riêng và không sẵn sàng để tiếp chuyện, tệ hơn bạn sẽ khiến họ cảm thấy khó chịu vì bị làm phiền. Bạn cũng nên tránh khỏi các cuộc gọi vào đầu giờ làm việc, bởi vì ở thời điểm này thông thường mọi người đang phải lo giải quyết các vấn đề công việc, không có nhiều thời gian rảnh rỗi để tiếp cuộc gọi của bạn. Chính vì vậy, bạn hãy chọn đúng thời điểm thích hợp để cuộc nói chuyện qua điện thoại mang lại kết quả như ý muốn của bạn.
– Giọng nói nhẹ nhàng và truyền cảm: Trong khi gọi điện cho người khác thì bạn không nên quát tháo, cáu gắt, giọng nói khó chịu với họ, bởi vì giọng nói chính là thủ phạm tố cáo tính cách của bạn khi bạn giao tiếp qua điện thoại. Một giọng nói nhẹ nhàng và truyền cảm sẽ đem lại cảm giác thoải mái, dễ chịu cho người nghe và để lại cho họ những ấn tượng đẹp tốt về bạn sau cuộc trò chuyện. Đó chính là nghệ thuật giao tiếp để thành công
– Nói lời tạm biệt khi kết thúc cuộc gọi: Bạn không nên kết thúc cuộc gọi điện khi chưa để lại lời tạm biệt nếu không bạn sẽ mất điểm trong mắt của đối phương. Có thể là một câu chúc tốt lành, hay một lời tạm biệt mở hoặc lời cảm ơn đến người đã lắng nghe điện thoại… sẽ giúp cho đối tác của bạn cảm thấy vui vẻ hơn và cũng cho thấy bạn là người lịch sự, thân thiện và chu đáo trong kỹ năng giao tiếp hiệu quả công việc.
Kỹ năng giao tiếp trong kinh doanh điện thoại sẽ giúp chúng ta rút ngắn được khoảng cách với gia đình, bạn bè và đồng nghiệp. Trong việc làm kinh doanh thì kỹ năng giao tiếp là một công cụ hỗ trợ đắc lực cho các cuộc thương lượng giữa các bên với nhau. Chính vì vậy, hãy luôn chuẩn bị tốt cho tất cả những cuộc gọi của bạn và luôn nhớ hãy niềm nở cả khi gọi và nhận cuộc gọi nhé, bởi vì kỹ năng giao tiếp cùng với thái độ tích cực sẽ giúp cho cuộc trò chuyện, trao đổi qua điện thoại được suôn sẻ, mang lại kết quả tốt đẹp cho cả hai bên.

Khi bạn là người nghe

– Nhấc máy sau hồi chuông thứ ba: Như vậy thì chúng ta có đủ thời gian để chỉnh trang lại mọi tư thế, tinh thần để sẵn sàng nói chuyện qua điện thoại dù lúc đó chúng ta làm gì.
– Trong khi nói điện thoại thì bạn cần có các kỹ năng giao tiếp trong kinh doanh như là: không nên hút thuốc, nhai kẹo cao su hay uống nước, không nói chuyện với người bên cạnh. Bạn nên dùng một số từ ngữ thể hiện là mình đang lắng nghe họ nói chuyện. Không nên im lặng hoàn toàn để tránh cho cuộc gọi không tự nhiên.
– Luôn mỉm cười khi nói chuyện: Nụ cười thân thiện hay không thì người lắng nghe đều có thể biết được, bởi vậy cho nên mỉm cười khi nói chuyện qua điện thoại sẽ mang lại cảm giác gần gũi, thân thiện cho cuộc trao đổi qua điện thoại.
– Câu đầu tiên khi tiếp cuộc điện thoại gọi đến chính là chào hỏi và tự giới thiệu bản thân, cơ quan (để người gọi đến) không bị mất thời gian khẳng định là đúng nơi cần gọi.
– Nên nói ngắn gọn, rõ ràng, nhẹ nhàng và dễ hiểu. Nói một cách tích cực thể hiện sự sẵn sàng có thể giúp đỡ khách hàng mọi lúc. Khi khách hàng muốn nhắn lại cho ai đó thì bạn cần ghi chép đầy đủ các thông tin: nội dung nhắn, người nhắn, thời gian nhắn

ky-nang-sales

Những điều nên và không nên làm khi giao tiếp qua điện thoại

Ngày nay trong kỹ năng giao tiếp thì điện thoại chính là một trong các phương tiện làm việc không thể thiếu trong chúng ta và cũng là kỹ năng giao tiếp trong kinh doanh. Bởi vì hầu hết đều chưa từng học và đọc qua các văn bản nào hướng dẫn cụ thể về các kỹ năng giao tiếp hiệu quả qua điện thoại.

Nếu bạn là nhân viên lễ tân của công ty, kỹ năng giao tiếp với khách hàng qua điện thoại không chỉ nói lên tính cách của bạn mà còn làm ảnh hưởng đến hình ảnh của toàn bộ công ty. Trong khi gọi điện thoại, bạn nên nhớ kỹ những điều dưới đây:
– Tích cực tìm mọi cách để xây dựng được một hình tượng tốt đẹp qua các cuộc điện thoại, để giúp cho hiệu quả công việc. Với phương châm là nhận biết, ghi nhớ, suy nghĩ và hành động. Những hành động đến sau suy nghĩ luôn được coi là biểu hiện trí tuệ. Bởi vì, nhận biết, ghi nhớ, suy nghĩ và hành động chính là phương châm cơ bản để xây dựng thành công một hình tượng tốt trong việc giao tiếp qua điện thoại.
– Bạn nên xử lý như thế nào với các cuộc điện thoại khiếu nại. Các cuộc điện thoại khiếu nại mang đến nhiều thông tin mà bạn chưa bao giờ biết. Khiếu nại trong thương mại thì phần lớn đều là những tiếng nói của khách hàng không hài lòng về sản phẩm hay dịch vụ.
– Đừng bất nhã yêu cầu với người bên kia phải gọi điện vào thời gian khác. Nếu mình bận công việc không thể nghe được điện thì cần phải nói rằng bạn đang bận và sẽ gọi lại khi rảnh.
– Không nên chuyển cuộc gọi qua quá nhiều người. Trong trường hợp khách hàng hỏi về thông tin của sản phẩm hay các dịch vụ nào đó của công ty, ta cần phải chuyển máy đến đúng người đảm nhiệm bộ phận công việc đó, tránh tình trạng khách hàng nghĩ công ty mình đang đùn đẩy và không chịu nhận trách nhiệm về sản phẩm.
– Trong kỹ năng giao tiếp thì bạn không nên giữ thái độ thiếu nhiệt huyết khi nói chuyện, kể cả khi đó không phải là khách hàng của mình. Hoặc nếu họ muốn gặp người khác, hãy nhiệt tình chuyển hoặc hỏi họ lời nhắn.
– Không phát ngôn bừa bãi nếu không chắc chắn vào những gì mình đang nói. Nội dung không có sự rõ ràng, hãy nói sẽ xác minh thông tin và trả lời sau qua email xin việc.
– Nếu bất ngờ gác máy mà không có sự giải thích, đây chính là một việc tối kỵ. Cần phải tìm mọi cách để giải thích ngay với khách hàng về sự cố này xảy ra nếu như việc đột xuất bị ngắt máy như do: hết pin, mất sóng di động…
Hãy chú ý, nếu người ta gọi cho bạn thì đừng kéo dài cuộc điện thoại không cần thiết. Bởi vì có thể họ đang sốt ruột vì phải trả tiền điện thoại đấy. Với kỹ năng giao tiếp tốt thì sẽ giúp bạn hoàn thành công việc nhanh chóng và trôi chảy hơn.

Kết luận

Qua bài viết về kỹ năng giao tiếp với khách hàng qua điện thoại hy vọng DanReal.VN, BĐSONLINE.COM.VN và BCONS.NET sẽ mang lại nhiều thông tin bổ ích và những lưu ý trong kỹ năng giao tiếp mà bạn cần phải biết để tránh khỏi những điều không đáng có.